QUÁ TRÌNH CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ

I.               KHÁI QUÁT

Quá trình chứng nhận của Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol (Vinacontrol Cert) được thiết lập và thực hiện phù hợp với yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO/IEC 17021:2011 (đối với chứng nhận hệ thống quản lý nói chung), ISO/TS 22003:2008 (đối với chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm), ISO/IEC Guide 65:1996 (đối với chứng nhận sản phẩm), cũng như tiêu chuẩn ISO 19011:2002.

 II.          QUÁ TRÌNH CHỨNG NHẬN

2.1.      Tiếp xúc ban đầu

Vinacontrol Cert phải cung cấp cho Tổ chức  đăng ký chứng nhận các thông tin cần thiết bao gồm: điều kiện chung cho dịch vụ chứng nhận (nguyên tắc và điều kiện chứng nhận) và các thông tin có liên quan khác.

2.2.      Đăng ký chứng nhận

Sau khi xem xét và hiểu rõ về nguyên tắc và điều kiện chứng nhận, quá trình và thủ tục chứng nhận, Tổ chức đăng ký chứng nhận gửi Vinacontrol Cert bản Đăng ký chứng nhận được phê duyệt bởi người đại diện có thẩm quyền. Bản đăng ký kèm theo các tài liệu có liên quan phải cung cấp cho Vinacontrol Cert các thông tin cần thiết bao gồm:

a) Phạm vi chứng nhận (đối với chứng nhận hệ thống quản lý) hoặc thông tin về sản phẩm đăng ký chứng nhận;

b) Tên và địa chỉ, thông tin về các khía cạnh quan trọng trong quá trình và hoạt động của tổ chức, cũng như các nghĩa vụ pháp lý có liên quan;

c) Thông tin chung về tổ chức đăng ký chứng nhận tương ứng với lĩnh vực chứng nhận được áp dụng bao gồm các hoạt động, nguồn nhân lực và nguồn lực kỹ thuật, phòng ban chức năng và mối quan hệ với các tổ chức có liên quan, nếu có;

d) Thông tin liên quan đến quá trình thuê ngoài của Tổ chức có ảnh hưởng đến khả năng tuân thủ các yêu cầu;

e) Tiêu chuẩn chứng nhận hay các yêu cầu chứng nhận cụ thể khác;

f) Thông tin liên quan đến việc sử dụng đơn vị tư vấn liên quan tới hệ thống quản lý hoặc chất lượng sản phẩm.

2.3.      Xem xét đăng ký chứng nhận

Trước khi tiến hành đánh giá, Vinacontrol Cert phải tiến hành xem xét đăng ký chứng nhận và thông tin hỗ trợ để đảm bảo rằng thông tin về tổ chức đăng ký và hệ thống quản lý hoặc hệ thống đảm bảo chất lượng của tổ chức là đủ điều kiện để tiến hành đánh giá, điều kiện xem xét bao gồm:

–          Đối với chứng nhận Hệ thống quản lý:

+     Hệ thống quản lý tương ứng được thực hiện và duy trì;

+     Hệ thống đánh giá nội bộ được vận hành và có hiệu lực / đã thực hiện ít nhất 1 cuộc đánh giá nội bộ;

+     Đã thực hiện ít nhất 1 cuộc họp xem xét lãnh đạo.

–          Đối với chứng nhận sản phẩm:

+      Hệ thống đảm bảo chất lượng được áp dụng và duy trì;

+     Năng lực kiểm tra, thử nghiệm sản phẩm đăng ký;

2.4.      Chuẩn bị đánh giá

Dựa trên kết quả xem xét đăng ký chứng nhận, Vinacontrol Cert sẽ lập chương trình đánh giá, thông báo thành phần đoàn đánh giá và chương trình đánh giá đến tổ chức đăng ký chứng nhận.

Chuyên gia đánh giá được lựa chọn trên cơ sở đủ năng lực phù hợp cho lĩnh vực được đánh giá và đảm bảo tính khách quan của việc đánh giá. Nếu tổ chức nhận thấy đoàn đánh giá không đảm bảo tính khách quan hoặc một lý do khác hợp lệ cho việc phản đối một chuyên gia đánh giá hay chuyên gia kỹ thuật trong đoàn đánh giá thì khách hàng có thể kiến nghị và Vinacontrol Cert sẽ xem xét thay đổi thành phần đoàn đánh giá cho phù hợp.

2.5.      Đánh giá sơ bộ

Vinacontrol Cert sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống quản lý/ hệ thống đảm bảo chất lượng của tổ chức.

Mục đích của đánh giá giai đoạn 1 là xem xét sự đầy đủ tài liệu về hệ thống quản lý của tổ chức và sự sẵn sàng của tổ chức cho việc đánh giá giai đoạn 2. Việc xem xét, đánh giá khi cần thiết có thể thực hiện tại cơ sở của tổ chức. Riêng với chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, nhất thiết phải đánh giá tại cơ sở sản xuất/ chế biến của tổ chức. Bằng chứng của đánh giá bước 1 sẽ được lập thành báo cáo và thông báo cho tổ chức để tiến hành khắc phục.

Kế hoạch đánh giá chứng nhận chính thức sẽ được thống nhất với tổ chức được chứng nhận trước khi tiến hành đánh giá.

2.6.      Đánh giá chính thức

Vinacontrol Cert sẽ tiến hành đánh giá chính thức tại các địa điểm theo yêu cầu đăng ký chứng nhận của tổ chức và theo kế hoạch đánh giá đã được thông báo và thống nhất trước.

Mục đích đánh giá chứng nhận nhằm xem xét việc thực hiện và đánh giá hiệu lực của hệ thống quản lý theo các yêu cầu của tiêu chuẩn đăng ký chứng nhận.

Kết quả đánh giá sẽ được lập thành báo cáo đánh giá và thông báo cho tổ chức để khắc phục trong thời hạn quy định. Sau thời hạn quy định, nếu tổ chức không thực hiện khắc phục những điểm không phù hợp theo báo cáo đánh giá thì kết quả chứng nhận sẽ bị hủy bỏ và tổ chức phải chịu toàn bộ chi phí cho việc tiến hành đánh giá lại.

Dựa trên kết quả khắc phục của tổ chức, Vinacontrol Cert sẽ kiểm tra và xem xét khả năng chấp nhận và nếu cần sẽ tiến hành đánh giá bổ sung một phần hoặc toàn bộ hoặc yêu cầu gửi bổ sung các bằng chứng bằng văn bản. Các bằng chứng này sẽ được kiểm tra xác nhận trong các cuộc giám sát tiếp theo.

2.7.      Quyết định chứng nhận

Vinacontrol Cert sẽ đưa ra quyết định chứng nhận trên cơ sở đánh giá các bằng chứng và kết luận đánh giá cũng như các thông tin liên quan khác.

Thông tin được thể hiện trên chứng chỉ chứng nhận của Tổ chức bao gồm:

–          Đối với chứng nhận Hệ thống quản lý:

+     Tên và địa điểm của Tổ chức có hệ thống quản lý được chứng nhận (hoặc địa điểm của trụ sở chính và mọi địa điểm trong phạm vi chứng nhận nhiều địa điểm);

+     Thời hạn hiệu lực của chứng chỉ;

+     Số hiệu của chứng chỉ;

+     Tiêu chuẩn;

+     Phạm vi được chứng nhận;

–          Đối với chứng nhận sản phẩm:

+     Tên và nhãn hiệu Sản phẩm được chứng nhận;

+     Mã số lô và số lượng sản phẩm (với chứng nhận theo lô);

+     Tên và địa điểm của Tổ chức có sản phẩm được chứng nhận (hoặc địa điểm của trụ sở chính và mọi địa điểm trong phạm vi chứng nhận nhiều địa điểm);

+     Tiêu chuẩn;

+     Phương thức chứng nhận;

+     Thời hạn hiệu lực của chứng chỉ;

+     Số hiệu của chứng chỉ;

Giấy chứng nhận cấp cho Tổ chức sẽ có hiệu lực tối đa là 03 năm kể từ ngày ký, Tổ chức phải chịu sự giám sát trong năm đầu và năm thứ 2 và đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ 3 trước khi hết hạn chứng nhận.

 

III.          DUY TRÌ CHỨNG NHẬN

3.1.      Giám sát định kỳ 

Tổ chức được chứng nhận phải duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý/ hệ thống đảm bảo và kiểm tra chất lượng sản phẩm và được duy trì hiệu lực của chứng chỉ nếu tuân thủ đầy đủ các quy định về đánh giá giám sát.

3.2.      Giám sát đột xuất, mở rộng, thu hẹp phạm vi/ danh mục sản phẩm chứng nhận

Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, nếu Tổ chức được chứng nhận có những thay đổi lớn về quyền sở hữu, địa điểm, cơ cấu tổ chức, đại diện lãnh đạo, mở rộng hoặc thu hẹp khu vực hoạt động/ sản phẩm/ dịch vụ, số lượng nhân viên, các nguồn lực có tác động quan trọng đến hệ thống và cập nhật tiêu chuẩn thì phải thông báo kịp thời bằng văn bản cho Vinacontrol Cert để tiến hành đánh giá mở rộng hay thu hẹp phạm vi chứng nhận.

Tùy mức độ thay đổi về hệ thống quản lý/ sản phẩm, Vinacontrol Cert sẽ thỏa thuận với khách hàng về việc tiến hành đánh giá giám sát mở rộng hay thu hẹp. Phạm vi mở rộng hay thu hẹp phải được xem xét và khẳng định sự phù hợp với tiêu chuẩn chứng nhận do Tổ chức đề nghị.

Mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc mở rộng/ thu hẹp/ đột xuất sẽ do Tổ chức được chứng nhận  chi trả.

Cuộc đánh giá đột xuất được tiến hành khi: có sự phản ánh, khiếu nại từ khách hàng của Tổ chức hoặc các bên liên quan đến lĩnh vực đã được chứng nhận, hoặc khi Vinacontrol Cert có quyết định khôi phục hiệu lực chứng nhận của Tổ chức đã bị đình chỉ trước đó, hoặc theo yêu cầu của các bên có thẩm quyền.

3.3.      Đình chỉ, thu hồi chứng chỉ

Vinacontrol Cert sẽ ra quyết định bằng văn bản đình chỉ có thời hạn việc sử dụng chứng chỉ của Tổ chức đã được Vinacontrol Cert chứng nhận hệ thống quản lý trong các trường hợp sau:

– Hệ thống quản lý/ Sản phẩm của Tổ chức không thỏa mãn một cách liên tục hoặc nghiêm trọng các yêu cầu chứng nhận;

– Tổ chức không duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý/ hệ thống đảm bảo chất lượng;

– Không tuân thủ việc tiến hành đánh giá giám sát hoặc đánh giá chứng nhận lại theo tần suất yêu cầu;

– Không thanh toán đầy đủ chi phí chứng nhận theo thỏa thuận.

– Tổ chức được chứng nhận phải tiến hành các hành động khắc phục theo thời hạn quy định của Vinacontrol Cert và Vinacontrol Cert sẽ tiến hành xem xét tất cả các bằng chứng thích hợp để ra quyết định:

3.4.      Khôi phục lại chứng chỉ

Thu hẹp phạm vi chứng nhận đối với những hoạt động không đáp ứng yêu cầu, khi khách hàng không thỏa mãn một cách liên tục hoặc nghiêm trọng các yêu cầu chứng nhận đối với các phần thuộc lĩnh vực chứng nhận.

Hủy bỏ/ thu hồi chứng nhận trong trường hợp Tổ chức không giải quyết được các vấn đề dẫn đến đình chỉ hiệu lực của chứng chỉtrong thời hạn quy định của Vinacontrol Cert hoặc tổ chức bị phá sản hoặc theo đề nghị của tổ chức.

Việc đình chỉ, thu hồi/ hủy bỏ chứng chỉ sẽ được Vinacontrol Cert thông báo trên website chính thức của Vinacontrol Cert.

3.5.      Chứng nhận lại

Hết hiệu lực của chứng chỉ, Vinacontrol Cert sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận lại để xác nhận sự phù hợp liên tục và tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống quản lý/ sản phẩm cũng như tính thích hợp liên tục và khả năng áp dụng đối với lĩnh vực chứng nhận.

Thời gian tiến hành đánh giá chứng nhận lại là 1 tháng trước khi hết hiệu lực của chứng chỉ chứng nhận.

Hãy đến với Vinacontrol Cert để được yên tâm về chất lượng, giá cả và thái độ phục vụ !!!

Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol
Trụ sở chính: 54 Trần Nhân Tông, Hà Nội

Add : 115 Trần Quốc Thảo, Phường 7, Quận 3, Tp HCM.

Fax : 08 393 21 300

HP : 0987 165 589 / 0945 46 40 47

Email: chnam@vnce.vn

Web: http://kiemdinhkythuat.wordpress.com/

http://vnce.vn/

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s