Áp dụng cách tiếp cận thực hiện hệ tiêu chuẩn ISO 9000 của Nhật Bản

Phương pháp quản lí chất lượng của NB được áp dụng ở Hungary bắt đầu từ chương trình quản lí chất lượng toàn diện (TQM) với sự hỗ trợ của Bộ công nghiệp. Chương trình TQM được tiến sĩ Shogishiba, giảng viên trường đại học Sukuba chỉ đạo từ năm 1987 – 1992. Những phương pháp và thủ tục tiến hành của Nhật Bản được áp dụng ở hầu hết 40 công ty và lợi thế từ việc áp dụng này mang lại thể hiện ở việc chi phí giảm lên tới vài chục triệu đô la Mỹ với sự hoạt động của nhóm cải tiến chất lượng.
Việc tham gia vào chương trình TQM và theo học khoá FMMI ở trung tâm Kenshu Kanshai của AOT đã góp phần đáng kể vào việc mở rộng kiến thức của tôi trong lĩnh vực này. Kinh nghiệp và thành quả từ việc áp dụng các phương pháp học được đã khuyến khích tôi sử dụng cách quản lý của Nhật và kỹ thuật tư vấn trong công tác chuẩn bị thực hiện tiêu chuẩn ISO 9000.

Tiêu chuẩn ISO 9000
Hai mươi chương mục của hệ thống tiêu chuẩn bao phủ hầu hết những hoạt động của công ty như bảng 1 đưa ra. Theo sự chỉ dẫn ở hầu hết mỗi phần, công ty phải triển khai và áp dụng những thủ tục theo nội dung chương mục. Tiêu chuẩn ISO 9000 cơ bản nhằm kiểm soát các hoạt động của công ty, một yếu tố tạo nên khả năng cạnh tranh, vì vậy cần thiết xem xét những bước sau ở khâu chuẩn bị:
1. Sử dụng nguồn vật lực và thời gian càng sớm càng tốt trong việc đáp ứng những yêu cầu của hệ chất lượng. Bằng cách này có thêm nguồn vật lực và thời gian cho việc cải thiện các yếu tố cạnh tranh càng nhanh cành tốt.
2. Dựa trên sự phát triển của bản thân để thành lập hệ thống. Hệ thống được định hình cho suốt thời gian được chứng nhận vì vậy cấu trúc hệ thống phải có thể nhanh chóng nắm bắt được sự thay đổi.
3. Hệ quản lý chất lượng phải phù hợp với tiêu chẩn quốc tế về quản lý chất lượng như ISO 14001.

Những bước chuẩn bị chính để đáp ứng những yêu cầu của hệ tiêu chuẩn ISO
Chuẩn bị thực hiện yêu cầu của hệ chất lượng gồm những mảng chính sau
1. Nhận biết và thấu hiểu hệ tiêu chuẩn đòi hỏi phải quan tâm đến tất cả các hoạt động của công ty và chi tiết rõ ràng những việc chuẩn bị
2. Triển khai hệ thống tài liệu
3. Đáp ứng những yêu cầu kĩ thuật
4. Xây dựng hệ thống
5. Kiểm tra hoạt động của hệ thống
6. Chuẩn bị thanh tra sự chứng nhận
7. Thanh tra việc chứng nhận

Áp dụng nguyên tắc PDCA
Việc áp dụng nguyên tắc PDCA trong suốt quá trình là tất yếu. Khôn ngoan là xác nhận và thực hiện các bước của những chu trình này trong cùng một cấp với cùng một nội dung ở tất cả các lĩnh vực. Cần có một chương trình hành động bao gồm phân định nhiệm vụ, lập chuỗi công việc và lên lịch trình hành động. Có thể dùng biểu đồ hoạt động mỗi tuần để theo dõi các bước thực hiện và dùng màu để nhận biết được rõ. Có thể đưa cột “kiểm tra” và “hành động” vào chương trình hành động cho việc đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ cũng như cho việc nhận thông tin phản hồi.

Áp dụng 10M 1E
Áp dụng 10M 1E cho khâu chuẩn bị được đưa ra ở bảng 2. Có thể dùng những từ này trong khâu chuẩn bị tài liệu, trong nhiều bảng, hoặc để kiểm tra giấy tờ. Ví dụ, khi chuẩn bị mô tả tài liệu, cần chuyển các từ thành một loạt câu hỏi và từ trả lời những câu hỏi đó ta có dược định nghĩa và sự mô tả rõ ràng của mảng vấn đề liên quan. ”Những mô tả các bước chuẩn bị sản xuất có phải đề cập đến việc chuyển thông tin tới nhân viên?-Có.” “Nó có phải bao gồm tính toán chi phí trước đó không?-không”. Trên cơ sở những câu trả lời chúng ta sẽ thành lạp những nhóm theo sản phẩm trong hồ sơ thủ tục, hướng dẫn chu trình, và những tài liệu khác. Hiểu và áp dụng 10M 1E cho phép bạn kiểm tra một mảng vấn đề vì vậy việc áp dụng nó đem lại lợi ích không chỉ trong việc chuẩn bị tư liêu mà cả những hoạt động khác.

Áp dụng những từ chủ yếu để xây dựng tài liệu
Nội dung tại liệu tuỳ thuộc vào cách viết của mỗi người. Nội dung và cách viết của mỗi tài liệu khác nhau nếu nó được nhiều người cùng viết. áp dụng những từ và bảng chính làm cho quá trình gọn nhẹ hơn và tránh những câu phức tạp.

Áp dụng các yếu tố sử dụng hình ảnh
Sử dụng bảng biểu và hình ảnh có thể hữu ích trong việc chuẩn bị tài liệu. Ví dụ có thể dùng màu để nhận biết nhãn, chất liêu, máy móc, và các bộ phận cũng như công việc, lưu hàng ở kho và các nơi khác. Khi lập dấu hiệu, màu, mã và các hệ thống khác, quan trọng là phải có hướng dẫn để có thể ngay từ đầu đáp ứng điều kiện “có-không”, ”xấu-tồi”, và “được phép-bị cấm”.

Áp dụng ECRS
ECRS là viết tắt của “loại bỏ” (Eliminate),”kết hợp” (Combine),”sắp xếp lại” (Rearrange)và “đơn giản hoá”(Simplify). Nguyên tắc của loại bỏ là loại bỏ những thứ không cần thiết. Nguyên tắc của kết hợp là quyết định liên quan đến sự kết hợp và phân nhóm. Sắp xếp là tạo ra một trật tự mới và đơn giản hoá là tìm những giải pháp đơn giản nhất. Chuẩn bị tiến hành tiêu chuẩn ISO 9000 tạo cơ hội xem xét lại những chức năng, tài liệu, công cụ, mảng, phương pháp và quá trình dựa theo ECRS của doanh nghiệp. Những cơ hội ứng dụng khác nhau được nêu ở phần sau.

Áp dụng nguyên tắc một là tốt nhất
Nguyên tắc một là tốt nhất được áp dụng cho tất cả, không chỉ bao gồm việc tiêu chuẩn hoá công cụ, dự trữ, ghi chép, sắp xếp và các chức năng tổ chức mà cả quản lí thông tin. Việc sử dụng cấu trúc chuẩn cho việc soạn thảo tài liệu và áp dụng một hệ thống tham khảo phù hợp có thể làm giảm bớt số lượng tài liệu. Với một hệ thống cố định, việc sửa đổi tài liệu tạo ra lượng công việc đáng kể. Nếu cấu trúc hệ thống tham khảo tốt, có thể sửa đổi chỉ khi nào thực sự cần thiết. Nếu sự mô tả của thủ tục chứa đựng những phương thức quan trọng, việc sửa phương thức đó sẽ liên quan đến việc sửa toàn bộ. Tuy nhiên, nếu phần mô tả đó chỉ liên quan tới mã của phương thức, chỉ sửa phương thức mà không bỏ, thay đổi, viết và tính toán lại toàn bộ là đủ. Sử dụng những hướng dẫn công nghệ toàn cầu có nghĩa là công việc của các chuyên gia công nghệ ít hơn khi gộp các tài liệu cho một sản phẩm. Các công ty được cấp giấy chứng nhân sẽ biết rõ có bao nhiêu tài liệu và dạng hệ thống chất lượng được tiêu chuẩn hoá. Lượng giấy tờ có thể dược giảm bằng cách nào?
Lượng giấy tờ giảm do sử dụng các phương thức đa chức năng, ví dụ việc hướng dẫn, thu thập tài liệu, đánh giá và mô tả các hoạt đọng chỉnh lí được gộp trong cùng một bản. Trong trường hợp này nguyên tắc ‘một là tốt nhất” được hiểu như sau: Trong tài liệu có thể có dữ liệu liên quan tới sự nhận biết không phù hợp, hoạt động sửa chữa theo kế hoạch, hoạt động thực hiện, kiểm soát việc thực hiện. điều chỉnh dựa trên cơ sở kết quả kiểm soát và thông tin về tiêu chuẩn hoá cuối cùng. Tất cả trường hợp xảy ra và tài liệu liên quan tới sự thiếu hụt có thể được nhận biết và xem xét trong bản lẻ này. Hình thức này cũng có thể áp dụng vào PDCA và 5W 1H.
Nếu các yếu tố của quản lí sử dụng hình ảnh được áp dụng vào tài liệu, nó cũng có thể được áp dụng cho mục đích đào tạo. Bằng cách này có thể giảm chi phí đào tạo. Nguyên tắc một là tốt nhất cũng có thể được sử dụng trong việc dự trữ và ghi chép tài liệu cũng như triển khai các giải pháp kĩ thuật.

Áp dụng những thủ tục hoạt động
Khi xây dựng một hệ thống chất lượng được tiêu chuẩn hoá, sự cần thiêu chuẩn hoá khâu chuẩn bị có thể lớn hơn. Nó có thể nhanh chóng đưa ra những kết quả tin cậy. Càng nhiều công việc được thực hiện trong khuôn khổ các thủ tục được tiêu chuẩn hoá, chúng ta càng có khả năng giữ đúng hạn và đảm bảo chất lượng khâu chuẩn bị đồng đều. Có thể áp dụng các yếu tố của quản lí phân cấp nhờ tiêu chuẩn hoá quản lí.
Qua đó những phần trọng tâm được tách riêng khỏi những phần kém quan trọng hơn và lãnh đạo có thể tập trung vào những phần quan trọng nhất. Ví dụ, nhờ UB quản lí chất lượng, tiến trình chuẩn bị và lập chương trình cuộc họp cũng như việc ra quyết định được tiêu chuẩn hoá
Nhờ có sự chuẩn bị tài liệu, soạn thảo hệ tiêu chuẩn cho tài liệu mang tính thực tế hơn. Ví dụ, cần có bảng ngày, tên, chức vụ và chữ kí của người chuẩn bị, kiểm soát và phê duyệt tài liệu. Dựa vào một hệ chuẩn cũng như những tài liệu khái quát và cụ thể theo đặc điểm của công ty thì phù hợp hơn. Qua đó tránh được dùng quá nhiều bản và viết lại những tài liệu.
Thực hiện nguyên tắc “học bằng cách lắng nghe” “học qua hành động” và “học từ giảng dạy” có thể tiêu chuẩn hoá quá trình giáo dục. Qua việc thực hiện theo 3 bước này, một thủ tục mới được áp dụng nhanh hơn và ít sai lầm hơn. Đòng thời, tiêu chuẩn hoá sự phối hợp giữa nhà tư vấn và khách hàng trong suốt quá trình chuẩn bị làm cho quá trình này hiệu quả hơn.

Áp dụng Poka-Yoke
Sai lầm có thể xảy ra với những hoạt đọng do nhiều người cùng làm. Một hệ thống rõ ràng là hệ thống ngăn cản những sai lầm như vậy có thể xảy ra và những trục trặc đó lặp lại. Có thể xảy ra sự nhầm lẫn trong việc điền và trả lời câu hỏi, kết quả là những thông tin bị sao chép bị sai lệch. ví dụ, tiêu đề khối lượng có thể được hiểu là đo đơn vị hoặc tính gộp như miếng trên kilogam (miếng/kg)hay miếng trên túi (miếng/túi). vì vậy tiêu đề cột phải chính xác.
Cũng có thể xảy ra trường hợp các cột không đủ để xử lý hoặc trật tự điền không theo thứ tự của quá trình, dữ liệu được điền ở giữa hoặc cuối chứ không phải đầu trang. Đây là những nguyên nhân dẫn đến những sai lầm vì vậy chúng phải được phòng ngừa và loại bỏ. Có thể triển khai những giải pháp để tránh những sai lầm không đáng xảy ra nhờ sử dụng các công cụ, phương tiện.

Kết quả
Áp dụng có hệ thống cách tiếp cận của NB có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn vật lực do có khâu chuẩn bị mà việc kiểm soát toàn bộ được đảm bảo. Trên cơ sở những kinh nghiệm của tôi qua vài năm tôi biết các công ty có thể phải dùng 10 đến 300 người để hoàn tất công việc chuẩn bị trong 5 đến 7 tháng. Thậm chí có những trường hợp công ty hoàn thành những yêu cầu của hệ tiêu chuẩn trong có 3 tháng dưới áp lực từ phía khách hàng.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s