Những tồn tại trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước

Ngày 20 tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động cuả các cơ quan hành chính nhà nước. Mục tiêu của việc áp dụng hệ thống QLCL này là thông qua việc xây dựng và thực hiện các qui trình xử lí công việc hơp lí, phù hợp với qui định của pháp luật tạo điều kiện để cán bộ, công chức trước hết là người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả cuả công tác quản lí và cung cấp dịch vụ hành chính công. Quyết định này ra đời trên cơ sở nhu cầu phục vụ cải cách hành chính, đã qua xem xét đánh giá thực tiễn của một số cơ quan hành chính nhà nước đã thực hiện trước đó (do nhu cầu tự thân về cải tiến phương thức quản lí-mang tính tự phát) và  khuyến nghị của hội thảo khu vực về cải cách hành chính giữa đại diện các Chính phủ họp ở Malaysia năm 1997 (trong khuyến nghị này có nhấn mạnh cần áp dụng hệ thống QLCL theo ISO 9000 kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin). Đây là một quyết định đúng đắn, kịp thời làm cơ sở để định hướng cho các cơ quan hành chính nhà nước khi triển khai áp dụng hệ thống QLCL phục vụ các yêu cầu cụ thể về CCHC cuả mình. Đồng thời, quyết định này cũng huỡng cho các cơ quan tư vấn, cơ quan đánh giá chứng nhận đảm bảo các yêu cầu, các nguyên tắc về nghiệp vụ nhưng phái sát hợp với đặc điểm cuả hoạt động hành chính nhà nước và mục tiêu, yêu cầu cuả CCHC.

Tới nay đã có khoảng hơn 400 cơ quan hành chính nhà nước đã và đang xây dựng, thực hiện hệ thống QLCL này, trong đó khoảng hơn 250 đã được đánh giá, chứng nhận, diện áp dụng đang được mở rộng. Ở Trung ương, ngoài Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã  và đang  áp dụng ở một số đơn vị), một số Bộ khác như Bộ Giao thông – Vận tải, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Thông tin và Truyền thông… đang chuẩn bị triển khai trong kế hoạch 2007-2008. Ở các địa phương việc triển khai tương đối mạnh mẽ hơn. Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Tiền Giang, Long An, Đồng tháp, Hải Dương, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hoá, Hà Nam, Quảng Ninh, Khánh Hoà, Ninh thuận…đã xác lập kế hoạch tiến độ từ năm 2007 tới năm 2010 với yêu cầu là tất cả các Sở, Ngành,Quận. Huyện  đều áp dụng theo qui định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg cuả Thủ tướng Chính phủ.

Ở đây, với tư cách là một chuyên gia quản lí chất lượng và trực tiếp tham gia vào Tiểu Đề án 03 thuộc Đề án 169 trong chương trình CCHC của Chính phủ và làm tư vấn cho nhiều cơ quan hành chính nhà nước, tôi có một số nhận xét sơ bộ như sau:

1. Thực tiễn cho thấy hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 là một giải pháp tốt, mang tính tiên tiến (tiếp cận theo quá trình, tạo điều kiện để xử lí công việc có hệ thống, chủ động, sáng tạo…) hỗ trợ đắc lực không chỉ cho các doanh nghiệp sản xuất-kinh doanh-dịch vụ mà còn thể hiện rất rõ đối với các cơ quan hành chính nhà nước trong tạo dựng một phương thức quản lí, phương pháp làm việc  khoa học, hợp lí. Ở Việt Nam, trừ vài lĩnh vực đặc biệt như Ngân hàng, Tài chính…, phần lớn  các cơ quan hành chính nhà nước mới dừng ở qui định, qui chế làm việc và một số thủ tục sơ lược chứ chưa qui trình hóa ứng với từng công việc cụ thể (để cán bộ, công chức theo đó mà làm), tức chưa xác định được thật rõ ràng trình tự, ranh giới trách nhiệm, quan hệ tương tác bên trong và với bên ngoài, căn cứ pháp lí và cả thời gian khống chế (với nhiều công việc quản lí nhà nước và dịch vụ hành chính công). Chính vì vậy, nhiều cán bộ, công chức vẫn lúng túng và sơ hở trong xử lí công việc. Nhiều người làm việc theo thói quen, kinh nghiệm  (đôi khi chưa phù hợp cả  trái với qui định hiện hành). Nhiều người  chỉ biết làm việc theo chỉ thị của cấp trên một cách máy móc, ít quan tâm tới công việc được giao đó có rõ không, có phù hợp với luật pháp và nguyện vọng, yêu cầu chính đáng của tổ chức, công dân hay không? Đặc biệt, việc xác định và xử lí quan hệ tương tác bên trong và nhất là với bên ngoài chưa được chú ý. Đây là nhược điểâm phổ biến gây nhiều trở ngại cho thực hiện cơ chế một cửa liên thông, gây không ít phiền hà cho tổ chức và công dân. Bằng qui trình hoá các quá trình ứng với từng công việc cụ  thể,  hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 sẽ giúp các cơ quan hành chính nhà nước khắc phục nhược điểm trên một cách có hiệu quả. Chính vì yêu cầu tạo một phương pháp làm việc khoa học trong  hiện đại hóa nền hành chính nên  nhiều nước đã rất coi trọng áp dụng hệ thống QLCL theo ISO 9001:2000 như Singapore (ISO 9000 là yêu cầu tối thiểu cần thiếât của một cơ quan hành chính); Maylaysia (Chính phủ qui định tất cả cơ quan hành chính nhà nước phải áp dụng, trong đó có một cơ quan thuộc Thủ tướng Chính phủ chuyên trách việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, cấp chứng chỉ. Tổng thống Philippine cũng chỉ thị các cơ quan của Chính phủ áp dụng hệ thống QLCL này.

2. Hiệu quả cụ thể qua áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 được nhiều cơ quan xác nhận là: 

– Qua qui trình hóa công việc giúp cơ quan làm rõ việc hơn; rõ  trách nhiêm đối với từng đơn vị, cá nhân hơn; rõ cách làm hơn (theo trình tự nào, cơ sở pháp lí nào). Đây là cơ sơ để CBCC chủ động sáng tạo trong xử lí công việc và thủ trưởng cơ quan đỡ sự vụ và kiểm soát công việc tốt hơn. Đăc biệt, ở những nơi có lập phiếu kiểm soát kèm theo qui trinh thì hiệu quả rất rõ rệt (như ở UBND Quận I TP Hồ Chí Minh, UBND Quận Hồng Bàng Hải Phòng, Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội…)

– Các qui trình cuả hệ thống QLCL được xây dựng gắn liền với yêu cầu thực hiện cơ chế một cửa; đây là cơ sở để xây dựng phần mềm cho xử lí công việc qua mạng và trong xử lí nội bộ cơ quan với các công việc khác như UBND Quận I TP Hồ chí Minh, UBND Quận Ngô Quyền Hải phòng, Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ chí Minh, Sở Khoa hoc Công nghệ Đồng Nai…Nhiều  nơi đang chuẩn bị thực hiện theo kinh nghiệm này như UBND Thành phố Lạng sơn, UBND Thành phố Nam Định, UBND Thành phố Hạ Long…

– Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ tốt hơn. Hệ thống văn bản qui phạm pháp luật liên quan tới từng lĩnh vực và hồ sơ ứng với từng vụ việc đã giải quyết được thu thập, sắp xếp, mã hóa, lưu giữ ở từng đơn vị chức năng…Tình trạng tài liệu, hồ sơ  để phân tán, thất lạc, không được cập nhật kịp thời đã được khắc phục đáng kể, rất thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng

3.  Khách quan mà nói hiệu quả cuả việc áp dụng hệ thông QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước chưa cao và chưa vững chắc. Phần đông các cơ quan khẳng định là có hiệu quả rõ rệt và tiếp tục duy trì, hoàn chỉnh và cải tiến hệ thống. Một số cơ quan (phần đông) cho rằng hệ thống QLCL này là một phương pháp quản lí khoa học, nên áp dụng nhưng  lực cản còn lớn không hi vọng có hiệu quả nhiều, được chừng nào tốt chừng ấy. Số còn lại trên thực tế không thấy có hiệu quả gì rõ rệt, tình hình trước và sau khi áp dụng cũng như thế. Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng trên nhưng cần khẳng định không có nguyên nhân là hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 không thích hợp. Có một số người do  thiếu thông tin đã vội đưa ra một số nhận xét không khách quan, phủ nhận tác dụng cuả hệ thống QLCL này, nếu không tỉnh táo thì có thể dẫn tới những hậu quả không hay. Theo tôi, có ba yếu tố và là nguyên nhân dẫn tới hiệu quả khác nhau.

– Thứ nhất, nhu cầu của công việc và thái độ của lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước. Những nơi mà nội hàm công việc không rõ, cơ sở pháp lí hay nghiệp vụ chưa rõ hoặc công việc quá đơn giản, công nghệ thủ công, lạc hâụ thì hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000 rất khó phát huy tác dụng. Còn khi có nhu cầu rõ rệt rồi thì sự kiên trì chủ trương, tạo điều kiện thuận lợi và động viên CBCC tham gia của thủ trưởng cơ quan là yếu tố có tính quyết định. Nhiều cơ quan giống nhau về chức năng, về các nguồn lực nhưng kết quả rất khác nhau trước hết là do nguyên nhân này.

– Thứ hai, năng  lực và đạo đức cuả các cơ quan, các chuyên gia tư vấn và đánh giá chứng nhận. Dù được xác nhận đủ tư cách hành nghề nhưng trên thực tế nhiều chuyên gia tư vấn và chuyên gia đánh giá chứng nhận rất thiếu kiến thức về hành chính và thiếu kinh nghiệm làm việc với cơ quan hành chính. Tình trạng vận dụng kinh nghiệm máy móc từ các doanh nghiệp khá phổ biến. Đã vậy, có nơi gặp phải CBCC thiếu nhiệt tình, hợp tác không tốt càng khó khăn hơn. Có hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh cần được chấn chỉnh

– Thứ ba, sự quản lí cuả nhà nước. Quyết định 144/2006/QĐ-TTg đã qui định rõ trách nhiệm cuả từng cơ quan liên quan như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ. Tuy  nhiên, tới nay có việc vẫn chưa được  thực hiện như bồi dưỡng kiến thức về quán lí hành chính cho các chuyên gia tư vấn, đánh giá chứng nhận; còn  nhiều Bộ và nhiều tỉnh, thành phố chưa triển khai …

Tuy nhiên, cần phải khẳng định rằng, những tồn tại trong việc triển khai áp dụng ISO9000 trong dịch vụ hành chính ở nước ta vẫn còn nhiều vướng mắc. Đó là tiến độ triển khai nhiều dự án còn chậm, hiệu quả thấp, chưa đồng bộ. Đặc biệt, nhận thức của một bộ phận lãnh đạo và cán bộ công chức về ISO9000 còn hạn chế. Tư tưởng ngại đổi mới, tác phong làm việc chủ yếu dựa theo thói quen cũng là những lực cản đáng kể trong tiến trình cải cách.

Ông Văn Tình

Chuyên gia cao câp về Năng suất Chất lượng

Nguồn: TCVN-net

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s