Một cách tiếp cận về các công cụ quản lý trong các doanh nghiệp sản xuất

TS. Nguyễn Khắc Kim

Chuyên gia tư vấn trưởng, Trung tâm Năng suất Việt Nam

Trong khoảng 10 năm trở lại đây, cùng với làn sóng đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm hướng đến người tiêu dùng cuối cùng, các doanh nghiệp Việt Nam cũng ngày càng được tiếp cận với các công cụ quản lý kinh tế mới. Nhờ có các công cụ này, hiệu quả quản lý cũng từng bước được nâng cao; đem lại thêm sức sống cho các doanh nghiệp trong quá trình cải tiến, cạnh tranh. Tuy nhiên, việc hiểu được một cách có hệ thống các công cụ, phương pháp quản lý này một cách thấu đáo, bài bản thì không phải tất cả các doanh nghiệp đều đã rõ. Điều này dẫn đến việc định hướng lâu dài cho việc áp dụng các công cụ theo từng giai đoạn chưa được hoạch định rõ ràng. Trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp chúng tôi sau khi áp dung công cụ XYZ thì sẽ cần phải làm gì tiếp theo? là câu hỏi không dễ trả lời. Thực tế cho thấy, nhiều năm qua, một phần không ít các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang trăn trở với bài toán năng suất và chất lượng, định hướng phân khúc thị trường để cạnh tranh. Trong khi các doanh nghiệp lớn đã tạo dựng được thương hiệu, thị trường và sản phẩm của riêng mình, các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn mải giành giật thị phần, mà ít có điều kiện để tổ chức doanh nghiệp cũng như tổ chức sản xuất một cách bài bản, hoàn chỉnh.

Nếu như đã từng có thời gian, doanh nghiệp chúng ta kỳ vọng hoặc lầm tưởng chứng chỉ ISO 9000 như một cứu cánh để xuất khẩu hàng hóa vào các thị trường khó tính, thì đến gần đây, hầu hết đều hiểu rằng đây chỉ mới là 1 điều kiện cần, nhưng không bao giờ là đủ. Nếu để có thể xuất khẩu được một sản phẩm cuối cùng tới các thị trường khó tính, đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ có những đầu tư và nỗ lực to lớn; thì ngay cả việc được làm gia công (làm nhà cung cấp) linh kiện, phụ kiện cho các công ty quốc tế hàng đầu cũng đã là điều mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang nỗ lực phấn đấu và mơ ước. Chính phủ Việt Nam cũng đang trong một nỗ lực nhằm thúc đẩy các doanh nghiệp Việt Nam cải tiến, tăng năng lực nhằm có thể tạo nên những chuỗi cung cấp, đáp ứng phần nào đó chuỗi liên kết tạo sản phẩm cuối cùng đủ sức cạnh tranh và vươn ra thị trường quốc tế; giảm thiểu sự phụ thuộc vào bài toán nhập khẩu linh kiện, nguyên liệu đã qua chế biến để đưa vào sản xuất.

Điều mong đợi trên chỉ có thể đạt được khi bản thân các doanh nghiệp, bên cạnh việc làm chủ các quá trình công nghệ mang tính kỹ thuật, còn phải biết đến việc tổ chức sản xuất hợp lý, liên tục cải tiến trong quá trình sản xuất để có thể tạo ra được những sản phẩm cạnh tranh. Một giải pháp tối ưu hóa toàn thể là không khả thi cả về phương diện lý thuyết lẫn thực tế. Vì vậy, tất cả các doanh nghiệp trên thế giới đều phải hướng tới những giải pháp tối ưu hóa cục bộ. Bỏ qua việc liên tục thay mới các dây chuyền công nghệ, việc xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý như ISO9000 có thể coi là bước đi đầu tiên hướng đến việc xây dựng 1 doanh nghiệp có tổ chức tốt, hợp lý. Quản lý các quá trình một cách bài bản, có hệ thống mới chỉ là một khía cạnh. Việc đo lường năng lực của các hệ thống này để từ đó có thể đánh giá được năng lực của hệ thống sản xuất – trái tim của hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức – là điều cần được quan tâm hơn. Kinh nghiệm tham gia vào chuỗi cung cấp với các doanh nghiệp Nhật Bản đã cho các doanh nghiệp Việt Nam 1 bài học lớn. Đầu tư vào sản xuất và kiểm soát tốt các sản phẩm tại công đoạn trước và sau giao hàng là chưa đủ để đáp ứng cho các yêu cầu về năng suất và chất lượng của sản phẩm. Chỉ có việc chứng tỏ năng lực kiểm soát của cả quá trình sản xuất mới khẳng định và đảm bảo được tính tin cậy cho các hoạt động giao hàng.

Kiểm soát quá trình: Đi sâu vào việc áp dụng các công cụ quản lý một cách hệ thống và bài bản, doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trò và ứng dụng của chúng. Bên cạnh Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý theo các quá trình, nhằm tạo ra các sản phẩm tốt, thì các học thuyết về TQM (quản lý chất lượng toàn diện) cũng nhắm đến việc xây dựng và giám sát các quá trình sản xuất. Một số các công cụ thống kê đang được phổ biến sâu rộng trong doanh nghiệp, với Six Sigma vừa là các công cụ để giám sát năng lực các quá trình, vừa là các công cụ hỗ trợ cải tiến. Phiên bản mới nhất của Bộ tiêu chuẩn ISO9000 sẽ không còn chỉ bó hẹp trong phạm vi quản lý các quá trình. Nó sẽ đưa ra thêm một số đòi hỏi nhắm tới việc kiểm soát tại các công đoạn.

Kiểm soát vận hành các công đoạn

Bên cạnh việc xây dựng quy trình, quá trình sản xuất tốt, các doanh nghiệp còn cần phải đương đầu với các vấn đề có liên quan đến các công đoạn của quá trình sản xuất, ngắn gọn lại được bao hàm bởi 4M (Man, Machine, Material và Method – người lao động, máy móc, nguyên vật liệu và phương thức làm việc). Nếu như các quá trình tác nghiệp đã được kiểm soát tốt bằng các công cụ hệ thống, thì các yếu tố 4M lại cần được quan tâm theo các khía cạnh khác.

a) Yếu tố người lao động: Ngoại trừ các yếu tố do yêu cầu về đạo đức kinh doanh, sức khỏe, an toàn… do luật pháp và khách hàng cuối cùng yêu cầu khiến doanh nghiệp phải xây dựng các hệ thống như SA8000, OHSAS… thì yếu tố này được đề cập nhiều nhất trong các sách vở HRM (quản lý nguồn nhân lực). Tuy vậy, các yếu tố như bố trí lao động, thống kê tính toán thời gian làm quen với công việc (learning curve, time studies), tính toán khối lượng việc làm hợp lý nhằm giảm thiểu các sai lỗi,… thì đa phần các doanh nghiệp đều tỏ ra khá xa lạ.

b) Yếu tố phương thức làm việc, do vậy gắn kết khá chặt chẽ với yếu tố con người. Nếu như Henry Ford – ông tổ của ngành sản xuất ôtô, được coi là cha đẻ của phương thức sản xuất lớn hàng loạt; thì Toyota – hãng sản xuất xe hơi hàng đầu thế giới hiện nay, lại được coi là nhà phát minh và ứng dụng thành công nhất của phương pháp làm việc JIT (vừa đúng lúc), TPS (hệ thống sản xuất Toyota), Lean (sản xuất tinh gọn). Các hệ thống về sau này, tựu trung lại, đều dựa trên nguyên lý giảm thiểu lượng hàng đưa vào gia công trong mỗi công đoạn, nhằm tạo ra 1 dòng chảy sản phẩm nhanh, ổn định và có chất lượng. Hệ thống này, đôi khi được kỳ vọng như là một phương thức làm việc zero inventory, zero defects (không hàng tồn kho, không sai lỗi). Tuy nhiên thực tế thì 2 phương thức sản xuất trên cần khéo được kết hợp. Một phương pháp có thể sử dụng ở đây, thường hay được đề cập trên phương diện lý thuyết, là TOC. Ngoài ra, để tối ưu hóa cho từng hoạt động cụ thể, các công cụ thống kê cũ, Six Sigma, các nghiên cứu về dịch chuyển (motion studies), Kaizen, thực hành 5S… chính là các vũ khí lợi hại để có thể đem lại các cải tiến hiệu quả.

c) Yếu tố máy móc: Cùng với sự phát triển và các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn của công nghiệp hàng không, quản lý bảo dưỡng là một chủ đề đòi hỏi các nghiên cứu khá nghiêm túc. Tuy nhiên thực tế ở Việt Nam cho thấy, đa phần các doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở mức thực hành bảo dưỡng, hầu hết đều chưa có chuyên gia chuyên trách về tính toán Quản lý bảo dưỡng. Vẫn còn sự hiểu nhầm giữa bảo dưỡng khắc phục, bảo dưỡng định kỳ theo thời gian làm việc thực của máy móc, bảo dưỡng định kỳ theo chu kỳ, tính toán chi phí bảo dưỡng và chi phí khắc phục, tính toán chi phí bảo dưỡng cho trạm làm việc tại các mức mẹ-con…, và xa hơn nữa là tính toán xác suất thời gian làm việc ổn định của máy móc theo điều kiện làm việc thực tế. Các công cụ và lý thuyết về vấn đề này có thể tìm thấy với từ khóa TPM (Bảo trì năng suất tồng thể), MM (Quản lý bảo dưỡng),… Các phần mềm ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) sẽ giúp doanh nghiệp thu thập các số liệu thực tế một cách nhanh chóng, đầy đủ.

d) Yếu tố nguyên vật liệu đầu vào: Hiện tại, các lý thuyết và công cụ về SCM (quản lý chuỗi cung cấp) đã được nghiên cứu khá đầy đủ. Tuy nhiên, để tổ chức được những chuỗi cung ứng với nhiều cấp khác nhau cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện vẫn đang là một bài toán quá khó. Điều này vượt ra ngoài tầm kiểm soát của nội bộ doanh nghiệp, nên đa số các nghiên cứu về SCM khi đem áp dụng ở VN đều chưa đem lại kết quả tốt. Bỏ qua các yếu tố đầu cơ, đồng bộ hóa 1 chuỗi cung cấp cũng sẽ là 1 yếu tố tiên quyết cho 1 giải pháp Lean hay JIT trọn vẹn.

Tóm lại, quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu đặt ra cho các doanh nghiệp Việt Nam thách thức cũng như cơ hội để dần hoàn thiện và khẳng định mình. Xét về giá trị lịch sử, tất cả các công cụ trên đều có nguồn gốc từ không ít hơn 15 năm về trước, khi mà các doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu bừng tỉnh để tiếp nhận các kỹ thuật và công nghệ mới. Các công cụ quản lý đó, cho đến hiện nay, càng ngày càng được hoàn thiện tới mức tinh xảo và phức tạp về mặt lý thuyết. Tuy nhiên, công nghệ thông tin đã làm nhiều thứ trở nên gần gũi và đơn giản hơn. Việc lựa chọn một giải pháp công nghệ thông tin hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được mức năng suất và chất lượng, tạo ra một lợi thế cạnh tranh mới. Quá trình lựa chọn cho bản thân doanh nghiệp một lộ trình áp dụng các công cụ sẽ phải dựa trên thực tế năng lực, đặc biệt là yếu tố nguồn nhân lực, sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích kinh tế to lớn.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s