Theo ISO 9001:2008 là phát sinh giấy tờ, thủ tục rườm rà?

Đó là nhận thức của rất nhiều người. Và đây là nhận thức sai, nguyên nhân là do họ chưa từng đọc, hoặc đọc lướt nội dung các yêu cầu của ISO9001:2008. Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO9001:2008 chỉ yêu cầu viết thành văn bản 06 thủ tục (procedure) sau:

– Thủ tục kiểm soát tài liệu;
– Thủ tục kiểm soát hồ sơ;
– Thủ tục đánh giá nội bộ;
– Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp;
– Thủ tục hành động khắc phục;
– Thủ tục hành động phòng ngừa.

Và, mỗi khi nói đến “thủ tục” đa số chúng ta thường nghĩ là phải viết ra thành văn bản. Nhưng định nghĩa thủ tục chỉ là: Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Trong định nghĩa này không có quy định “phải viết thành văn bản”. Việc viết hay không, viết ở mức độ chi tiết như thế nào phụ thuộc vào nhu cầu của chính Cty đó chứ không phải là do ISO9001:2008 yêu cầu (trừ 6 thủ tục nêu trên).

Vậy khi nào thì cần viết thủ tục thành văn bản? Đó là khi:

  1. Lãnh đạo xác định đó là cách thức làm việc tốt nhất đã được chứng minh, và muốn mọi người phải theo để đạt được hiệu quả làm việc cao nhất, nếu không văn bản hóa thì mỗi người lại làm theo một cách khác nhau làm giảm hiệu quả công việc chung. Hiện nay, quan điểm này chưa rõ ràng và nhất quán, nhiều người cứ cho rằng “ISO bắt phải thế”.
  2. Dùng tài liệu này để đào tạo và tái đào tạo. Hiện nay, điểm này chưa thể hiện rõ ràng.
  3. Dùng làm phương tiện để tích lũy kinh nghiệm (vốn tri thức) từ tất cả các thành viên tham gia thủ tục này. Để làm được điều này, đầu tiên mọi thành viên phải tuân thủ nghiêm túc theo thủ tục, và nếu phát hiện ra điểm nào có thể cải tiến để tốt hơn mà họ chứng minh được thì thủ tục sẽ được cải tiến. Cứ thế, các quy trình làm việc ngày càng trở nên tốt hơn, có nghĩa là: tăng năng suất, tăng chất lượng, giảm lãng phí (tăng hiệu quả kinh tế). Hiện nay chúng ta đang bỏ ngỏ chỗ này.

Còn đối với nhu cầu: cần kiểm soát những chỉ tiêu, những điểm quan trọng (critical points) nào đó trong thủ tục để giảm thiểu, ngăn chặn rủi ro liên quan; và cần để lại những bằng chứng cho những việc tiếp theo thì cần thể hiện rõ ở các Biểu mẫu kiểm soát (form). Nếu trong thủ tục nói cần kiểm soát nhiều điểm, nhưng lại không thể hiện ở Biểu mẫu kiểm soát thì dễ dẫn tới việc  quản lý (kiểm soát) bị vô hiệu hoặc kém hiệu quả. Mong Anh/Chị quản lý rất lưu ý điểm này, rất nhiều thủ tục nói chi tiết việc kiểm soát, nhưng lại không có biểu mẫu kiểm soát để người làm ghi vào, để người quản lý kiểm tra, xác nhận; hoặc có biểu mẫu nhưng trên biểu mẫu lại không ghi đủ các chỉ tiêu cần phải kiểm soát. Một trong những trách nhiệm quan trọng của quản lý là việc giám sát, kiểm soát này. Nếu không có bằng chứng thể hiện trên Biểu mẫu thì dựa vào đâu để cấp trên của Anh/Chị biết rằng Anh/Chị đã và đang kiểm soát tốt công việc của bộ phận mình?

Những bằng chứng về việc thực hiện này trong ISO9001:2008 gọi là Hồ sơ (record). Và trong ISO9001:2008 cũng chỉ yêu cầu 21 hồ sơ bắt buộc phải có, nhiều hơn là nhu cầu cụ thể của Cty chứ không phải của ISO9001:2008.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s