Nguyên nhân chính của việc tranh cãi, đổ trách nhiệm và thiếu hợp tác (phối hợp kém) giữa các bộ phận.

Chúng ta cùng làm việc trong một Cty, một hệ thống nên không có công việc nào là “ốc đảo” mà luôn có sự liên hệ, tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc.

Tuy nhiên, thực tế khi xử lý các vấn đề nảy sinh người ta thường hay bỏ quên sự tương tác, tương thuộc này. Chính vì vậy mà nạn tranh cãi, đổ trách nhiệm và thiếu hợp tác (phối hợp kém) giữa các bộ phận không được giải quyết triệt để, thường tái diễn, dẫn đến những hệ quả tai hại mà hẳn Anh/Chị ai cũng từng thấy: giảm năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc của từng cá nhân và cả nhóm, cả cty; đồng thời nó tạo ra bầu không khí căng thẳng, thiếu thân thiện, sếp bảo sao làm vậy,…

Khi xảy ra vấn đề mà những người trong cuộc không thấy “lỗi” là của ai, hoặc thấy ai cũng có lỗi, hoặc có thể dễ dàng đổ lỗi cho người khác thì chúng ta thường quy nguyên nhân về: thiếu mô tả (hoặc nhận thức) rõ ràng về phạm vi trách nhiệm, quyền hạn ra quyết định. Trong các mô tả công viện hiện hành của NTF đúng là chưa mô tả rõ những điều này. Tuy nhiên, nếu có mô tả rõ thì vấn đề “đổ”, thiếu hợp tác vẫn không giải quyết được triệt để, trừ phi mối quan hệ công việc cụ thể giữa các bên liên quan chưa được xác định và mô tả rõ ràng. Mối quan hệ này có thể được xác định khá dễ từ nguyên tắc Tiếp cận theo quá trình của ISO9000, với khái niệm Quá trình (process) là Hoạt động hoặc tập hợp các hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào (inputs) thành đầu ra (outputs). Đầu vào của quá trình này là đầu ra của một quá trình trước đó, đầu ra của quá trình này là đầu vào của quá trình tiếp theo. Ví dụ: mời Anh/Chị xem file đính kèm.

Như vậy, để hoàn thành tốt công việc của mình (=tạo ra kết quả (outputs) đúng chuẩn yêu cầu của người dùng kết quả đó) thì Anh/Chị chắc chắn sẽ phải có những đầu vào (inputs) đúng chuẩn tối thiểu mình cần cho công việc (quá trình) đó. Đầu vào này đến từ một quá trình khác có thể do người khác chịu trách nhiệm. Nếu đầu vào lệch chuẩn, rất có thể đầu ra sẽ lệch chuẩn. Nếu không biết công việc mình tạo ra kết quả gì, chuyển cho ai dùng, họ cần kết quả đó như thế nào, ở dạng nào, khi nào cần thì khó biết là người dùng đó  (gọi là khách hàng) có hài lòng hay không. Nếu người dùng kết quả công việc của mình mà không hài lòng thì khó nói là mình đã làm tốt công việc đó.

Nếu xác định sai đầu vào là đối tượng khách hàng nào thì MKT có thể xác định sai insights (outputs); nếu insights sai thì chắc chắn concept sẽ sai; concept sai thì thiết kế sản phẩm của RD sẽ sai theo; Mua hàng sẽ mua hàng sai theo,… và cuối cùng là kết quả kinh doanh sản phẩm đó sai theo (=thất bại).

Tóm lại, Anh/Chị hãy bắt đầu làm mẫu một quá trình chính trong bộ phận mình (mà Anh/Chị có thể quen gọi là quy trình) theo các gạch đầu dòng dưới đây để cảm nhận sự khác biệt về cách tiếp cận theo quá trình này nhé. Và Anh/Chị thử ngẫm xem, nếu các quá trình đều làm rõ như vậy thì tình trạng thiếu hợp tác, thiếu phối hợp đồng bộ, đổ thừa có giảm mạnh mẽ không? Chưa kể, cách làm này sẽ giúp người làm quản lý chất lượng công việc của mình tốt hơn.

  • Tên quá trình (ví dụ: phát triển sản phẩm, mua hàng, bán hàng, sx, tuyển dụng, đào tạo, lập kế hoạch, xử lý đơn hàng, thanh toán,…)
  • (các) Đầu ra của quá trình này là gì? tức là: khi hoạt động cuối cùng của quá trình này kết thúc thì (những) kết quả nào phải được tạo ra? (ví dụ: công thức, quy trình, tiêu chuẩn nguyên liệu,…)
  • Ai dùng đầu ra này, cho việc gì (cho quá trình nào)? Hay: đầu ra của quá trình này sẽ dùng làm đầu vào cho quá trình tiếp theo nào?
  • Họ yêu cầu kết quả này phải đáp ứng những tiêu chí nào? (số lượng, chất lượng, thời gian chuyển giao, dạng chuyển giao,…) (xác nhận của hai bên)
  • Để tạo ra được đầu ra đúng những yêu cầu nêu trên thì Anh/Chị phải cần những đầu vào nào, đạt những tiêu chuẩn tối thiểu nào, từng đầu ra này ai cung câp (hay đến từ quá trình nào) (xác nhận của hai bên)

Nguồn: csvtsnt.ning.com

Để được chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn, chứng nhận hệ thống quản lý, tư vấn ISO 9001 bạn hãy liên hệ với Vinacontrol Cert
Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol

Trụ sở: 54 Trần Nhân Tông, Hà Nội

CN: 115 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3, Tp.HCM

Đt: 0987 165 589 – 0945 46 40 47

Email: chnam@vnce.vn

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s