Bốn đặc điểm chất lượng của một Hướng dẫn công việc

Hướng dẫn công việc là một công cụ cung cấp để giúp người lao động thực hiện công việc đúng và chính xác. Điều này chỉ ra rằng mục đích của Hướng dẫn công việc là chất lượng và đối tượng sử dụng là những người công nhân. Đáng tiếc là trong rất nhiều trường hợp, các bản hướng dẫn công việc không có liên hệ nhiều với mục đích cơ bản này. Các nhà máy phát triển các hướng dẫn công việc với các nội dung được đưa vào nhằm thỏa mãn yêu cầu của các chuyên gia đánh giá, các luật sư, kỹ sư, kế toán và thậm chí là để thỏa mãn cả Giám đốc chất lượng. Chúng ta đã đưa vào nhiều thông tin và nội dung bổ sung đến mức mục đích ban đầu của các hướng dẫn công việc bị quên mất.

 Thay vì cung cấp một công cụ đơn giản để công việc được thực hiện đúng, chúng ta đã đưa vào hướng dẫn công việc một núi thông tin về những tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu hợp đồng, lịch sử sửa đổi, tài liệu tham khảo, dấu hiệu kiểm soát, và các lý thuyết kỹ thuật khác.

Trong xây dựng hướng dẫn công việc, những chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận hay tổ chức cấp phép/nhượng quyền lại được xem xét đến trước cả người thực sự sử dụng hướng dẫn công việc.

Để các hướng dẫn công việc là một công cụ chất lượng thực sự, người công nhân tối thiểu phải chia sẻ cách nhìn của chuyên gia đánh giá. Việc thay đổi điểm nhấn này không nhất thiết yêu cầu sự loại bỏ các thông tin về chứng nhận và cấp phép (như dấu hiệu chứng nhận).

Tuy nhiên, phần thủ tục của các hướng dẫn công việc có thể được cải tiến một cách đáng kể thông qua việc xem xét một cách thích hợp đến nhu cầu của người công nhân. Những người công nhân sẽ học một cách nhanh chóng cách xác định phần nội dung có thể sử dụng được của hướng dẫn công việc và áp dụng các nội dung này vào công việc của mình.

Bài viết này đưa ra 4 tiêu chí để đánh giá và cải tiến các hướng dẫn công việc. Các nhân viên quản lý có thể bắt đầu đánh giá một cách tổng thể hiệu lực của các hướng dẫn công việc bằng việc xem xét chúng theo 4 tiêu chí về: độ tin cậy, sự rõ ràng, khả năng tiếp cận và tính nhất quán.

Độ tin cậy: Các hướng dẫn công việc phải thực sự được công nhân tin tưởng

Sự đáng tin cậy của các hướng dẫn công việc là vấn đề cốt lõi của việc tiêu chuẩn hóa các quy phạm thực hành tốt (GMP). Trong môi trường làm việc có sự cam kết với một, và chỉ một, cách thức để thực hiện các thủ tục và quá trình, thì các hướng dẫn công việc cần đưa ra các tiêu chuẩn này.

Khi các hướng dẫn công việc đáng tin cậy, công nhân sẽ tin tưởng và chấp nhận chúng. Một trường hợp thường xảy ra làm mất độ tin cậy của hướng dẫn công việc là khi các thủ tục mang tính tiêu chuẩn chỉ được cập nhật một cách không chính thức bằng miệng, dẫn đến việc nội dung của hướng dẫn công việc thường xuyên bị lỗi thời so với thực tế yêu cầu của công việc. Việc thông báo các thay đổi bằng miệng có thể dẫn đến một bước quan trọng bị bỏ quên hoặc người được truyền đạt hiểu không đúng về nội dung được hướng dẫn. Trong một môi trường làm việc bận rộn, những thay đổi thường xuyên không bằng văn bản này dẫn đến chuyện các hướng dẫn công việc trở nên thừa và công nhân không còn tin tưởng vào sự đúng đắn và chính xác của chúng.

Hướng dẫn công việc cũng có thể bị mất đi sự tin tưởng của công nhân khi nhân viên giám sát  đưa ra các chỉ dẫn khác so với những thực hành tốt được tiêu chuẩn h óa trong hướng dẫn công việc. Thâm chí, sự thay đổi có thể là một cải tiến, điều đó cũng làm cho công nhân phải lựa chọn,  hoặc là theo hướng dẫn công việc, hoặc theo chỉ dẫn của người giám sát, và thông thường những chỉ dẫn bằng miệng của người giám sát thắng thế. Để các hướng dẫn công việc có được sự tin tưởng của công nhân, những người công nhân phải tin chắc rằng chúng đưa ra một biện phát duy nhất và thích hợp để thực hiện công việc.

Sự rõ ràng: Công nhân phải hiểu các hướng dẫn công việc

Một hướng dẫn công việc rõ ràng có thể làm cho công nhân nhanh chóng hiểu được mà không cần nhiều nỗ lực. Để đáp ứng những công nhân bình thường, một hướng dẫn công việc lý tưởng thường đưa ra các chỉ dẫn dưới dạng đồ họa, với rất ít chữ cho việc giải thích. Các hình ảnh minh họa hoặc dạng đồ họa khác cần phải rõ ràng để có thể nhìn thấy ngay được, và công nhân không cần phải đi đến một vị trí khác để có được các thông tin hỗ trợ.

Các hướng dẫn công việc sẽ trở nên không sử dụng được khi chúng bao gồm nhiều thông tin khác mà không phải là trình tự thực hiện công việc. Ngoài ra, các hướng dẫn công việc nhiều trang hoặc trải dài ở nhiều màn hình cũng có thể được liệt kê vào loại hướng dẫn không rõ ràng. Điều này là do phần lớn công nhận hoặc là không có đủ thời gian hoặc không có đủ kiên nhẫn để đánh vật với các hướng dẫn công việc không rõ ràng nên chúng sẽ mất đi giá trị thực tiễn.

Khả năng tiếp cận: Công nhân có thể lấy tiếp cận được hướng dẫn công việc

Các hướng dẫn công việc được coi là có khả năng tiếp cận được khi vị trí của chúng được xác định một cách rõ ràng và nhanh chóng. “Nhanh chóng” trong trường hợp này được hiểu là trong vài giây, “dễ dàng” được hiểu là người công nhân biết, hiểu và tin tưởng vào hệ thống truy cập tài liệu. Trường hợp lý tưởng cho khả năng tiếp cận là các hướng dẫn công việc với kích thước phù hợp được đặt tại các vị trí công việc như là một công cụ hỗ trợ.

Nếu ai đó có câu hỏi về trình tự thực hiện công việc mà phải vất vả mới tìm được hướng dẫn công việc liên quan thì thông thường công nhân sẽ chọn các lựa chọn khác như phỏng đoán, làm thử, hỏi người giám sát. Trong khi những lựa chọn này có thể cho giải pháp đúng, chúng sẽ dẫn đến xu hướng việc làm giảm tầm quan trọng của các hướng dẫn công việc.

Sự nhất quán: Nội dung của hướng dẫn công việc phải nhất quán với những gì công nhân đã được đào tạo.

Các hướng dẫn công việc nhất quán phải tuân thủ theo hướng dẫn về định dạng được phát triển riêng cho quy trình và hướng dẫn công việc. Cần có sự nhất quán trong việc sử dụng các thuật ngữ nhằm đảm bảo khi một chữ được sử dụng ở những chỗ khác nhau thì phải có nghĩa như nhau. Cần đảm bảo rằng hướng dẫn công việc không bao gồm các từ viết tắt mà không được giải thích hoặc không có các từ vựng thuộc về chuyên môn. Tất cả các hướng dẫn công việc cần có một định dạng thống nhất để người sử dụng luôn luôn biết được phải nhìn vào đâu để xác định các thông tin như những công cụ sử dụng hay điều kiện kiểm soát cần thiết lập.

Các hướng dẫn công việc có sự nhất quán cũng đòi hỏi những tài liệu sử dụng cho việc đào tạo công nhân phải nhất quán với những dụng cụ hỗ trợ thực hiện công việc được cung cấp.

Kết luận

Nếu không có được những hướng dẫn công việc hiệu quả và hướng vào người sử dụng, chúng ta bắt công nhân phải thực hiện một số các lựa chọn không tốt, bao gồm việc phỏng đoán, thử và điều chỉnh, dựa vào thông tin được nghe phong thanh…. Điều này dẫn đết kết quả tất yếu là sự thiếu tính ổn định, giảm năng suất.

Để đạt được chất lượng mong muốn từ việc tiêu chuẩn hóa các quy phạm thực hành tốt (GMP – SOP) việc xây dựng những hướng dẫn công việc hiệu quả là bước quan trọng đầu tiên mà mỗi tổ chức cần thực hiện.

Nguồn: http://csvtsnt.ning.com

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s